Ile kosztuje kasa fiskalna i co jeszcze zapłacisz po zakupie
Ile kosztuje kasa fiskalna, zależy od tego, co policzymy. Samo urządzenie to zwykle mniejsza część wydatku, bo do niego dochodzi fiskalizacja, przeglądy co dwa lata i abonament transmisji danych. Zestawiam pełny rachunek na pierwsze trzy lata, razem z ulgą, która przy najprostszym urządzeniu zbija koszt startu do kilkudziesięciu złotych.
Ceny urządzeń według typu
Rynek dzieli się na trzy grupy i różnice między nimi są większe niż w cenie. Najprostsze kasy przenośne, takie jak Novitus Nano Online, Posnet Mobile Online czy modele Farex, kosztują od około 700 do 1300 zł netto i wystarczają usługom oraz małym punktom sprzedaży. Kasy stanowiskowe z większą klawiaturą i szufladą to przedział 1500 do 3000 zł.
Drukarki fiskalne, które pracują pod komputerem z programem sprzedażowym, zaczynają się w okolicach 1300 zł i sięgają 3000 zł przy modelach z szybkim mechanizmem. Trzecia grupa to kasy wirtualne, czyli aplikacja na telefonie albo tablecie, rozliczana abonamentem od kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Kasa wirtualna jest dopuszczona tylko dla wybranych branż wskazanych w rozporządzeniu, więc przed zakupem trzeba sprawdzić, czy twój rodzaj działalności się na tej liście znajduje.
| Rodzaj | Cena urządzenia | Dla kogo | Uwaga |
|---|---|---|---|
| Kasa przenośna online | 700 do 1300 zł | usługi, mały punkt, food truck | zasilanie z akumulatora |
| Kasa stanowiskowa | 1500 do 3000 zł | sklep z ladą i szufladą | wymaga miejsca na blacie |
| Drukarka fiskalna | 1300 do 3000 zł | sprzedaż z programu na komputerze | nie działa samodzielnie |
| Kasa wirtualna | abonament od 40 zł/mies. | tylko branże z rozporządzenia | brak jednorazowego zakupu |
Co dochodzi do ceny urządzenia
Fiskalizacja, czyli uruchomienie kasy przez serwisanta i zgłoszenie jej do urzędu, kosztuje zwykle od 100 do 250 zł, a część sprzedawców wlicza ją w cenę zestawu. Obowiązkowy przegląd techniczny wypada raz na dwa lata i to kolejne 100 do 250 zł, przy czym jego pominięcie kończy się utratą prawa do ulgi i grzywną.
Kasy online wysyłają dane do systemu Ministerstwa Finansów, więc potrzebują połączenia. Karta z transmisją danych to około 5 do 20 zł miesięcznie, chyba że urządzenie korzysta z sieci lokalnej. Dochodzą materiały eksploatacyjne: rolki papieru termicznego po 2 do 5 zł, przy dużym obrocie kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Jeśli sprzedajesz z programu magazynowego, dolicz jeszcze licencję, bo drukarka fiskalna sama nie prowadzi sprzedaży, tylko drukuje to, co dostanie z komputera.
Ulga na zakup kasy online i warunki jej zachowania
Ulga wynosi 90 procent ceny netto urządzenia, nie więcej niż 700 zł na jedną kasę. Przy urządzeniu za 780 zł netto oznacza to realny koszt zakupu w okolicach 80 zł, więc dla małej firmy jest to różnica między wydatkiem odczuwalnym i niemal niewidocznym.
Warunków jest kilka i wszystkie da się spełnić od razu. Kasa musi być urządzeniem online, zakup i fiskalizacja muszą nastąpić w terminie związanym z powstaniem obowiązku, a odliczenie wykazuje się w deklaracji za okres, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie. Ulgę trzeba zwrócić, jeśli w ciągu trzech lat zaprzestaniesz używania kasy, nie zapewnisz przeglądu w terminie albo zakończysz działalność. Ten trzyletni okres jest najczęściej pomijaną częścią przepisu i najczęstszym powodem zwrotu pieniędzy.
Jak wybrać urządzenie, żeby nie dopłacać po roku
Zacznij od liczby paragonów na dobę i od tego, gdzie stoi stanowisko. Przy dwudziestu paragonach dziennie w gabinecie najprostsza kasa przenośna wystarczy na lata. Przy dwustu paragonach mechanizm drukujący z taniego urządzenia zużyje się w kilkanaście miesięcy, a wymiana głowicy to kilkaset złotych.
Druga rzecz to serwis. Kasę może fiskalizować i przeglądać wyłącznie autoryzowany serwisant konkretnej marki, więc obecność takiego punktu w twoim mieście jest ważniejsza niż sto złotych różnicy w cenie. Trzecia to zgodność z programem sprzedaży, jeśli już go używasz, bo nie każda drukarka rozmawia z każdym systemem. O tym, jakie urządzenia biurowe realnie ułatwiają pracę małej firmie, pisaliśmy osobno, a kasa jest tym jednym, przy którym oszczędność na starcie wraca najszybciej.
