Jak założyć własną firmę krok po kroku: formalności, koszty i terminy
Jak założyć własną firmę krok po kroku, skoro sam wniosek zajmuje jeden wieczór. Problem nie leży w formularzu, a w trzech decyzjach podjętych przy jego wypełnianiu: kody działalności, forma opodatkowania i data rozpoczęcia. Każda z nich zostaje na lata i każdą zmienia się później trudniej, niż wygląda.
Co ustalić, zanim otworzysz formularz
Wniosek do CEIDG pyta o rzeczy, których nie da się wpisać na wyczucie. Pierwsza to kody PKD. Wpisuje się jeden przewodni i dowolną liczbę pozostałych, a ich brak potrafi zablokować sprzedaż konkretnej usługi albo udział w przetargu. Wpisanie kilku dodatkowych nic nie kosztuje i oszczędza późniejszej aktualizacji.
Druga decyzja to forma opodatkowania. Skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych dają w tej samej firmie wyniki różniące się o kilka tysięcy złotych rocznie, a przy usługach informatycznych i budowlanych nawet bardziej. Trzecia to data rozpoczęcia działalności, bo od niej liczą się terminy zgłoszeń do ZUS i od niej biegnie ulga na start. Data wcześniejsza niż realny początek sprzedaży oznacza po prostu wcześniejsze wejście w składki.
- Wybierz kody PKD, formę opodatkowania i datę rozpoczęcia, najlepiej po rozmowie z księgowym.
- Złóż wniosek CEIDG przez biznes.gov.pl, podpisując go profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.
- Zgłoś się do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności, formularzem ZUS ZZA albo ZUS ZUA.
- Jeśli rejestrujesz się do VAT, złóż VAT-R przed pierwszą sprzedażą opodatkowaną.
- Otwórz rachunek firmowy i zgłoś go na białą listę podatników, gdy przewidujesz przelewy powyżej 15 tysięcy złotych.
- Zamów pieczątkę tylko wtedy, gdy klienci jej realnie wymagają, bo przepisy jej nie nakazują.
Ile realnie kosztują pierwsze miesiące
Sama rejestracja w CEIDG jest bezpłatna i to jedyna dobra wiadomość dotycząca kosztów. Ulga na start zwalnia ze składek społecznych przez 6 miesięcy, ale składka zdrowotna należy się od pierwszego miesiąca. Potem wchodzą preferencyjne składki na 24 miesiące, wyraźnie niższe od pełnych, i to okno warto wykorzystać na dojście do stabilnych przychodów.
Do tego dochodzą koszty, o których pamięta się rzadziej. Biuro rachunkowe przy jednoosobowej firmie na ryczałcie to zwykle 150 do 350 zł miesięcznie, przy pełnej księgowości znacznie więcej. Program do fakturowania od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych, domena z hostingiem około 200 do 400 zł rocznie, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej od 300 zł w skali roku. Suma stałych kosztów startowych mieści się w praktyce w przedziale od 400 do 900 zł miesięcznie, jeszcze przed pierwszą fakturą.
Terminy, których przekroczenie realnie boli
Siedem dni na zgłoszenie do ubezpieczeń liczy się od daty rozpoczęcia działalności podanej we wniosku, nie od dnia jego złożenia. Spóźnienie nie kończy się karą, ale luką w ubezpieczeniu zdrowotnym, o której człowiek dowiaduje się zwykle w przychodni.
Zgłoszenie VAT-R składa się przed pierwszą czynnością opodatkowaną. Tu spóźnienie boli bardziej, bo sprzedaż wystawiona przed rejestracją komplikuje rozliczenie i odbiera prawo do odliczenia z zakupów. Deklaracja ryczałtu obowiązuje przez cały rok, a zmiana formy opodatkowania jest możliwa dopiero od kolejnego roku, w terminie do 20 lutego. Kasę fiskalną trzeba mieć zafiskalizowaną przed pierwszą sprzedażą osobie prywatnej, jeśli twoja branża nie korzysta ze zwolnienia. Te cztery daty wystarcza wpisać w kalendarz w dniu rejestracji.
Trzy rzeczy, które nowe firmy odkładają najdłużej
Pierwsza to oddzielenie pieniędzy firmowych od prywatnych. Prawo nie wymaga rachunku firmowego przy jednoosobowej działalności, ale mieszanie środków na jednym koncie zamienia rozliczenie roczne w archeologię. Osobny rachunek kosztuje zwykle zero złotych i oszczędza kilku godzin przy każdej deklaracji.
Druga to policzenie, ile trzeba zafakturować, żeby wyjść na swoje. Prosty rachunek: koszty stałe plus składki plus podatek podzielone przez realną liczbę godzin sprzedawalnych w miesiącu. Wynik zwykle zaskakuje i bywa pierwszym powodem do podniesienia stawki. Trzecia to analiza konkurencji, o której pisaliśmy osobno, a którą łatwo pominąć w euforii pierwszych zleceń. Bez niej cennik powstaje z sufitu i najczęściej jest za niski, co potem trudno odkręcić u klientów, którzy przyszli po tanio.
