Faktura uproszczona: do jakiej kwoty i czego nie musi zawierać
Faktura uproszczona to najczęściej po prostu paragon z numerem NIP nabywcy. Jeśli kwota nie przekracza progu, taki dokument jest pełnoprawną fakturą i nie trzeba prosić sprzedawcy o nic więcej. Sporo osób prosi mimo wszystko, a potem księgowość dostaje dwa dokumenty na tę samą transakcję.
Do jakiej kwoty
Limit to 450 zł brutto albo 100 euro, jeśli kwota jest wyrażona w euro. Liczy się kwota brutto całego dokumentu, nie pojedynczej pozycji. Paragon na 460 zł z numerem NIP fakturą uproszczoną już nie jest i na jego podstawie nie odliczysz VAT.
| Sytuacja | Co dostajesz | Czy odliczysz VAT |
|---|---|---|
| Paragon do 450 zł, NIP podany przy kasie | faktura uproszczona | tak |
| Paragon do 450 zł bez NIP | zwykły paragon | nie |
| Paragon powyżej 450 zł z NIP | ani jedno, ani drugie | nie, potrzebna zwykła faktura |
| Zwykła faktura na dowolną kwotę | faktura | tak |
Czego taki dokument nie musi zawierać
Tu leży cała oszczędność czasu: faktura uproszczona nie wymaga danych nabywcy poza numerem NIP. Nie musi być na niej nazwa firmy, adres ani imię i nazwisko. Nie musi też zawierać ceny jednostkowej netto ani wartości sprzedaży w rozbiciu na stawki, o ile jest kwota podatku i kwota do zapłaty.
Co musi być: data wystawienia, numer dokumentu, dane sprzedawcy z jego numerem NIP, numer NIP nabywcy, nazwa towaru lub usługi, kwota rabatów, kwota należności ogółem i dane pozwalające ustalić kwotę podatku.
Najczęstszy błąd: NIP dopisany po fakcie
Numer NIP musi trafić na paragon w momencie sprzedaży. Poproszenie o dopisanie go później, odręcznie albo przez korektę, nie robi z paragonu faktury uproszczonej. Jeśli zapomnisz podać numeru przy kasie, faktury na firmę już nie dostaniesz, bo fakturę do paragonu na rzecz podatnika sprzedawca może wystawić wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera numer NIP nabywcy.
Trzy sytuacje, w których to nie zadziała
- Sprzedaż dla osoby prywatnej. Bez numeru NIP nie ma faktury uproszczonej, jest paragon.
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów i sprzedaż wysyłkowa. Przepisy wprost wyłączają tu ten rodzaj dokumentu.
- Zakup, przy którym kontrahent oczekuje pełnych danych. Formalnie wystarczy NIP, ale jeśli wewnętrzna procedura firmy wymaga adresu nabywcy, spór z jej księgowością wyjdzie drożej niż poproszenie o zwykłą fakturę od razu.
Jak to ujmować w ewidencji
Faktura uproszczona wchodzi do ewidencji jak każda inna faktura i przechowuje się ją tyle samo lat. Po stronie zakupów traktuj taki paragon dokładnie jak fakturę. Jedna praktyczna uwaga: wydruk termiczny bywa nieczytelny po roku, więc skan albo zdjęcie robione od razu przy wprowadzaniu dokumentu oszczędza tłumaczeń przy kontroli.
